L’événement d’entreprise est un outil de communication particulièrement efficace. Il permet de créer ou de renforcer les liens entre l’entreprise organisatrice et son public cible. Toutefois, pour avoir le succès espéré, l’événement se doit d’être une réussite. De ce succès découlera la perception de vos invités vis-à-vis de votre société. Un événement réussi marquera les esprits et vos invités associeront inconsciemment votre entreprise au bon moment qu’ils ont passés grâce à vous.
Le succès d’un événement professionnel ne s’improvise pas. Il convient de respecter certains prérequis, afin de s’assurer de la réussite de cette démarche.
Définir les objectifs de l’événement
L’ensemble de l’événement d’entreprise sera basé sur un seul but, celui que vous vous êtes fixé par le biais de cette réunion collective.
Il conviendra de définir avec précision l’objectif recherché, afin de savoir comment matérialiser vos besoins, ainsi que pour pouvoir évaluer par la suite le succès de l’opération. En partant de ce point de départ, vous vous assurez un déroulement fluide et sans problèmes de votre événement.
Pour ce faire, commencez par déterminer les points principaux :
- À qui s’adresse l’opération ? (clients, partenaires, salariés, presse)
- De quel budget disposez-vous ?
- Quelles sont les dates les plus pertinentes ?
- Quel message souhaitez-vous faire passer ?
- Comment organiserez-vous les différents moments de l’événement ?
Vous disposerez alors des bases essentielles au lancement de votre projet !
Profiter de l’expérience d’une agence événementielle
Les avantages d’un prestataire extérieur sont nombreux. Pour commencer, vous confiez votre projet à des professionnels qui ont l’habitude de gérer tous les aspects de ce type d’opération commerciale. Un professionnel comme l’agence événementielle Val d’Oise Communication saura exactement ce qu’elle doit faire et comment elle doit le faire, afin d’assurer le succès de votre événement. Si vous prévoyez un événement dans les mois à venir, n’hésitez pas à vous renseigner, afin d’optimiser vos chances de créer un événement réussi.
Une agence spécialisée mettra votre marque ou votre société en valeur, pour impacter positivement votre cible. Un prestataire spécialisé répondra à tout type de demande, de la plus classique à la plus originale.
Ensemble, vous définirez vos besoins et la façon dont vous souhaiteriez voir se dérouler ce moment. Une agence événementielle saura également vous conseiller, afin de vous guider vers les choix les plus adéquats avec votre but.
Par la suite, elle mettra tout en œuvre, de la création du projet jusqu’à son organisation, en prenant en main l’ensemble des opérations nécessaires. Vous serez assuré de proposer à vos invités un événement de qualité, aux retombées aussi positives que vous l’espériez.
Avancer étape par étape
La liste des préparatifs est longue et aucun d’eux ne devra être minimisé. Au final, chaque élément sera perçu et analysé par vos convives, du plus important au plus insignifiant. En fonction du secteur dans lequel vous évoluez et du niveau de votre prestation, un seul faux pas pourrait nuire définitivement à votre image de marque.
Ainsi, de l’animation à la décoration, en passant par vos contenus ou les services de traiteur, attachez une importance de choix à chaque étape de votre préparation. Vous devrez alors définir :
- La salle qui accueillera votre événement
- Le matériel est-il fourni ou doit-il être recherché en amont ?
- Le traiteur devra être de qualité. Combien de repas doivent être servis ? Il sera important de diversifier les menus et de proposer des choix qui pourront plaire à tous.
- Quel type d’animation souhaitez-vous pour votre événement ? Il conviendra de l’adapter au ton général que vous souhaitez instaurer.
Prévoir de petits cadeaux pour vos invités
Il pourra être pertinent de prévoir de petits cadeaux ou des goodies pour vos invités. Ces objets publicitaires leur feront plaisir, tout en leur permettant de ramener avec eux une petite partie de votre entreprise. Il leur sera alors difficile de vous oublier et ils repenseront avec plaisir à ce moment spécial que vous leur avez offert, chaque fois qu’ils poseront le regard sur votre cadeau.
Proposer un contenu pertinent
Le déroulement de votre événement devra être intéressant pour capter l’attention de vos invités. Ils devront comprendre l’intérêt de leur présence et le message que vous leur faites passer devra leur apporter des informations pertinentes.
C’est ici votre crédibilité qui est en jeu, tout autant que le succès de votre événement.
En plus d’être intéressant, votre contenu devra être bien amené, afin que vos convives ne s’ennuient pas et que le message soit percutant.
Un cadre accueillant
Si le fond de l’événement est primordial, il ne faut pas non plus en négliger la forme. Choisissez un lieu agréable (en extérieur si possible, une salle accueillante, etc.) et optez pour des décorations chaleureuses et à l’image de votre entreprise.
Le style ne doit pas être trop formel, mais suffisamment sérieux pour rester crédible. Une agence événementielle sera en mesure de définir le style le plus approprié à votre situation.
Faire preuve d’originalité
Pour que votre événement marque les esprits, il se doit d’être original, de sortir des sentiers battus. Si vous entrez dans les codes des standards habituels, votre événement sera tout aussi, voire moins percutants que celui d’un concurrent.
Il est primordial de se différencier, en optant pour une idée originale, qui reste en lien avec votre activité et le message que vous souhaitez véhiculer. Rester crédible tout en étant original… Un vrai défi, n’est-ce pas ? Aucun souci de ce côté-là avec une agence événementielle ! Elle saura créer un événement unique et adapté à vos souhaits, qui optimisera l’expérience vécue par vos clients, collaborateurs ou partenaires commerciaux.
Une communication efficace autour de votre événement d’entreprise
Cette étape ne devra pas être négligée, au risque de ne voir qu’un nombre très restreint de personnes répondre positivement à votre invitation.
Il leur faut effectivement le temps de s’organiser à partir du moment où ils reçoivent votre faire-part. Il est donc conseillé de l’envoyer 3 semaines avant l’événement. Avant, vos invités risquent d’oublier ou de ne pouvoir se projeter à si long terme. Plus tard, ils pourraient avoir fixé d’autres priorités.
N’oubliez pas de rappeler votre événement une semaine avant, afin que personne ne l’oublie !
La communication après l’événement
S’il est indispensable de correctement gérer vos invitations avant l’événement, il est tout aussi primordial de vous attarder sur la communication qui suivra ce moment.
Partez à la recherche des avis de vos invités :
- Ont-ils été satisfaits de la soirée ou du week-end que vous avez organisé ?
- Qu’en ont-ils retenu ?
- Leur a-t-il été utile ?
- Ont-ils bénéficié d’une expérience agréable et utile ?
La liste est loin d’être exhaustive et devra être adaptée à vos ambitions de départ et à votre public cible. Cette enquête, envoyée généralement sous format numérique, vous permettra de définir les points forts et les points faibles de votre événement.
Vous serez alors apte à adapter votre stratégie pour vos événements à venir.
